Bedrijfskleding en de Belastingdienst: Wat Zijn de Regels?

Wanneer je als ondernemer of werknemer bedrijfskleding draagt, wil je natuurlijk weten of deze fiscaal aftrekbaar is. De Belastingdienst heeft duidelijke regels opgesteld om te bepalen of bedrijfskleding als zakelijke kostenpost geldt en dus niet belast wordt als loon.

In deze blog leggen we uit welke eisen er gelden, zoals de minimale logo-grootte van 70 cm² en de vereisten rondom herkenbaarheid.

Wat verstaat de Belastingdienst onder bedrijfskleding?

De Belastingdienst definieert bedrijfskleding als kleding die (nagenoeg) alleen geschikt is om te dragen tijdens het werk. Dit betekent dat de kleding niet of nauwelijks in het dagelijks leven gedragen kan worden. Denk hierbij aan een overall, uniform of laboratoriumjas.

Om bedrijfskleding fiscaal aftrekbaar te maken, moet deze voldoen aan bepaalde criteria. Als niet aan deze criteria wordt voldaan, kan de kleding als loon worden beschouwd en moet er belasting over worden betaald.

Voorwaarden voor bedrijfskleding

Om als bedrijfskleding te worden aangemerkt en niet als loon te worden belast, moet de kleding voldoen aan een van de volgende voorwaarden:

1. Draagbaarheid buiten werktijd

De kleding mag (nagenoeg) niet geschikt zijn om buiten het werk te dragen. Denk aan een uniform of beschermende werkkleding.

2. Herkenbaarheid door logo (minimaal 70 cm²)

Als de kleding ook buiten werktijd draagbaar is, kan deze nog steeds als bedrijfskleding worden beschouwd als er een duidelijk zichtbaar logo op staat. Dit logo moet aan de volgende eisen voldoen:

• Minimaal 70 cm² groot zijn.
• Duurzaam en goed zichtbaar op de kleding zijn aangebracht.
• De herkenbaarheid van het bedrijf vergroten.

3. Functionele bedrijfskleding

Kleding die noodzakelijk is vanwege veiligheidsvoorschriften, hygiëne of andere functionele redenen, geldt als bedrijfskleding. Voorbeelden hiervan zijn:

• Reflecterende vesten voor verkeersregelaars.
• Brandwerende overalls voor monteurs.
• Koksbuizen en schorten voor horecapersoneel.

Het belang van een logo van minimaal 70 cm²

Een belangrijk aspect bij de beoordeling van bedrijfskleding is het bedrijfslogo. De Belastingdienst stelt als eis dat het logo minstens 70 cm² moet beslaan om de kleding als bedrijfskleding aan te merken. Dit betekent bijvoorbeeld:

• Een logo van 10 x 7 cm op de borst voldoet.
• Twee kleinere logo’s (bijvoorbeeld op de borst en rug) mogen bij elkaar opgeteld worden om de 70 cm² te halen.
• Een klein logo op een overhemd zonder verdere kenmerken is niet voldoende.

Het doel van deze eis is om ervoor te zorgen dat de kleding duidelijk bedrijfsgerelateerd is en niet gemakkelijk in het dagelijks leven kan worden gedragen zonder herkenning.

Wanneer is bedrijfskleding fiscaal aftrekbaar?

Bedrijfskleding die voldoet aan bovenstaande voorwaarden mag als zakelijke kosten worden afgetrokken. Dit betekent dat:

• De kosten voor aanschaf en onderhoud van de kleding ten laste van de winst mogen worden gebracht.
• Er geen loonbelasting hoeft te worden betaald over de verstrekking aan werknemers.
• De kleding niet wordt gezien als een beloning in natura.

⚠️ Let op: Als de kleding niet voldoet aan de eisen, wordt deze beschouwd als loon en moet er loonbelasting over worden betaald.

Wat als bedrijfskleding niet aan de eisen voldoet?

Als bedrijfskleding niet voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst, wordt deze gezien als loon en moet hierover belasting worden betaald. Dit betekent:

• De waarde van de kleding wordt opgeteld bij het brutoloon van de werknemer.
• De werkgever kan besluiten deze kosten onder de Werkkostenregeling (WKR) te laten vallen. Dit betekent dat de kleding mogelijk belastingvrij verstrekt kan worden als het past binnen de vrije ruimte van de WKR.

Praktische tips voor ondernemers

✅ 1. Laat een duidelijk logo bedrukken of borduren
Zorg ervoor dat je bedrijfslogo aan de minimale grootte van 70 cm² voldoet en goed zichtbaar is op de kleding.

✅ 2. Kies functionele werkkleding
Als je kleding kiest die specifiek bedoeld is voor het werk, zoals overalls of veiligheidskleding, voorkom je dat deze als loon wordt gezien.

✅ 3. Bewaar bonnen en facturen
Houd een administratie bij van alle uitgaven voor bedrijfskleding, inclusief aankoopfacturen en bewijzen van logobedrukking.

✅ 4. Vraag advies aan een belastingadviseur
Twijfel je of jouw bedrijfskleding voldoet aan de eisen? Een belastingadviseur kan je helpen om onaangename verrassingen te voorkomen.

Conclusie

Bedrijfskleding kan fiscaal aftrekbaar zijn, mits deze voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Het belangrijkste criterium is dat de kleding niet geschikt mag zijn om buiten het werk te dragen, of dat deze een duidelijk zichtbaar logo van minimaal 70 cm² heeft.

Door aan deze eisen te voldoen, kunnen ondernemers en werknemers profiteren van belastingvoordelen zonder risico te lopen op naheffingen.

Door slimme keuzes te maken en je administratie op orde te houden, zorg je ervoor dat bedrijfskleding een waardevolle en fiscaal voordelige investering blijft.

Mocht je nog vragen hebben of ben je geïnteresseerd in de uitzonderingen, neem dan contact op met Corné Baldwin.